Vejen til succesfuld konference

Vejen til en succesfuld konference

Konferencer er for mange virksomheder og organisationer blevet en bevidst del af deres interessevaretagelse og markedsføring, mens den for andre er blevet en decideret indtægtskilde.

Det betyder, at udbuddet af konferencer aldrig har været større end nu. Og derfor er det vigtigt at være skarp på konferencens formål og indhold både før, under og efter arrangementet, hvis man vil skille sig ud i konkurrencen med andre konferencetilbud.

De seneste ti år har vi i Hou Media været med til at arrangere og producere indhold fra konferencer i ind- og udland for vidt forskellige kunder som EU-Kommissionen, Maersk, Smart Industry Forum, Dansk Mode & Textil, CBS og KFUK. Blot for at nævne nogle få.

I det følgende skriv kan du på baggrund af vores erfaring herfra læse om nogle af de skridt, som vi mener, man skal træde på vejen til en succesfuld konference, der skaber opmærksomhed før arrangementet, engagement under og genlyd efter.

Koncept og formål

Første og fremmest bør man altid definere, hvad man som arrangør ønsker at opnå med konferencen, uanset om den er kommercielt funderet eller ej.

Vil man eksempelvis flytte meninger, påvirke politikere og myndigheder eller brande sig som vidensambassadør indenfor et specifikt område, samle en branche, medmindre konferencen måske skal bruges til at positionere sig kommercielt i forhold til konkurrenter?

Og hvad skal der egentlig til for, at konferencen bliver en succes målt på eksempelvis indtjening, medieomtale og publikummer? Så ved vi, hvor vi skal nå hen!

Når formålet og succeskriterierne er fastlagt, bliver det også i højere grad muligt at lægge sig fast på selve konferencens udformning. Skal der være break out sessions, skal der være paneldebatter, der sætter en ønsket dagsorden, eller skal indholdet alene bygges op om talere? Og hvad med publikummerne – skal de deltage aktivt i løbet af konferencen, og hvilken location matcher egentlig det budskab, man ønsker at sende med konferencen?

Drejebog

Der er mange spørgsmål – store som små -, der skal afklares, men når man netop kender konferencens formål og succeskriterier, er det letter at sikre, man får skabt dette rette koncept for konferencen og ikke mindst at afklare, hvor mange ressourcer det kræver at realisere.

Og når man har disse svar, bliver det også lettere at vælge, hvilke gæster man inviterer, hvem der skal (kan) være oplægsholdere, og hvilken konferenciers / moderator, der skal binde indholdet sammen. For som i al anden kommunikation bør der være en rød tråd fra start til slut. Og tråden holder kun, hvis der planlægges ned til mindste detalje, hvordan dagen opbygges og afvikles. Derfor er drejebogen vigtig.

Drejebogen fastlægges banalt sagt, hvem der taler hvornår og hvor længe, og hvem der kommer efter i talerækken for at skabe dynamik, spænding og relevans gennem hele konferencen. Dette er eksempelvis vigtigt, hvis konferencen har til formål af flytte meninger, så man får formet den ønskede agenda gennem indholdet og ikke mindst skabt den debat, der får konferencen til også at leve efter, at den er slut. Det kan være gennem interaktion mellem talere og publikummer (ja også de publikummer, der netop inviteres til at stille de ønskede spørgsmål eller at tweete med henblik på interessevaretagelse), eller når ordstyren specifikt spørger ministeren om, hvad han/hun nu går hjem og gør ved den problematik, man netop har debatteret.

Et eksempel på hvordan man kan være med til at skabe opmærksomhed gennem vidensdeling og forhåbentlig flytte meninger via en konference var, da vi i slutningen af 2017 var med til at arrangere en konference om gråzoneprostitution for RedenUng. Du kan i bunden af dette indlæg se link til nærmere beskrivelse af konferencen og dens formål.

Tjeklisten

Du får her en kort tjekliste og inspiration til nogle af de punkter, du bør være særligt opmærksom på, når du arrangerer din konference, og hvordan du kan skride frem. Der er naturligvis langt flere punkter, som jeg gerne dele min viden om.

1: Planlægning, opbygning og design af konferencen

I denne fase fastlægges eksempelvis konferences indhold helt overordnet, hvem kunne være talere og paneldeltagere, og hvilken moderator passer ind i programmet – og ikke mindst, hvordan sikrer vi, at indhold og fysiske rammer komplimenterer hinanden.

2: Udvikling af konferencens elementer og genrer

Paneldebat eller interview? Skal vi høre en case-historie? Kan det gøres som et talk-show-indslag? Hvad med at få en part i sagen moderere debatten? Inddrage publikum i et dilemma-spil? Eller er det et klassisk oplæg og et indsigtsfuldt interview, der skal til. Det er de rette greb om de enkelte elementer, der skaber den levende, mindeværdige konference, som flytter noget hos tilhørerne – og hvis resultater og konklusioner tages med ud i verden efterfølgende.

3: Casting af deltagere

Hvem skal tale, hvem skal debattere, skal en særlig moderator kaldes ind for at stille de helt rigtige spørgsmål til en central aktør eller en hovedperson? Personcasting skal ramme balancen mellem de mest veltalende, de mest beslutningsdygtige og de bedst sælgende navne.

4: Sammensætning af event 

Hvem taler først – ministeren eller værten? Eller moderator? Hvordan får man folk med efter frokost? Og skal vi slutte med hovedtaleren eller lægge hende ind som det første? Og hvad med netværksarrangementet bagefter, skal der være indholdselementer der, eller er folk for trætte?

5: Kommunikationskanaler (digitale og analoge)

Hvordan skaber du maksimal opmærksomhed omkring konferencen gennem produktion og deling af indhold før, under og efter konferencen. Hvordan kan du eksempelvis benytte sociale medier til at skabe opmærksomhed og interaktion gennem livetweets mm., produktion af film og konferencevideoer (og andet indhold), der både kan være med til at sælge billetter optil eventen og skabe opmærksomhed i medier og blandt andre interessenter før og under konferencen.

Det er i det hele taget meget vigtigt at tage stilling til, hvordan man kan brande konferencens indhold, mens konferencen finder sted eller umiddelbart efter, så man dermed også undgår at skulle kickstarte sin konference hvert år.

Gennem en indholdsplan kan man fastholde opmærksomheden omkring begivenheden, så man ikke skal bruge ressourcer på at vække opmærksomhed, men på at fastholde den, så den lettere konverteres til et “køb af billet” år efter år.

Og skal du eksempelvis levere et video- og indholdsfeed fra konferencen til medier, som dermed også kan bidrage til at skabe opmærksomhed om din konference.

Der skal samtidig træffes beslutninger om, hvorvidt konferencen skal være digitalt tilgængelig for publikummer, der ikke kan deltage fysisk. Det kunne eksempelvis være gennem en livestream.

6: Teknisk afvikling

Kort sagt – der er ikke noget ved at have verdens bedste indhold, hvis lyd, billede eller bagtæppet ryger. Underkend ALDRIG vigtigheden af den tekniske afvikling, da den i sidste ende bestemmer, om budskabet kommer ud over scenekanten, og om konferencens formål indfries.

Medarrangør:

Ovenstående er en kortfattet tjekliste med blot nogle af de punkter, som man skal omkring, før konferencen spænder af. Overvej om din organisation har kompetencerne til at arrangere en konference og at dække alle facetter. Ofte er det generelt en god investering at samarbejde med en erfaren medarrangør (rådgiver), der kan råde om alle af ovenstående skridt på vejen til en succesfuld konference. For det er med konferencer som alle andre produkter. Skaber den værdi for deltagerne, kommer de igen, og de anbefaler gerne produktet til andre. Til gengæld risikerer alle produkter og konferencer også at skræmme “køberen” væk, hvis kvaliteten halter, for så sender det signalet, at kvaliteten nok også er krigisabel i forhold til alt andet, som arrangøren beskæftiger sig med. Konferencen kan i mange tilfælde blive dit visitkort på godt og ondt.

Med andre ord: En succesfuld konference kræver grundlæggende en god idé, en stram drejebog, velovervejet casting til en fejlfri afvikling, der understøttes af de rette kommunikationsydelser som eksempelvis TV- og videoproduktioner, så det hele bindes sammen af den dygtige vært og branding på tværs af analoge og digitale medier.

Eksempel på videoproduktion fra konference:

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=w2XRWf6Q-A8

Eksempel på livestream fra konference:

https://www.youtube.com/watch?v=mfRUinDZjDk

Eksempel på formålsbeskrivelse og opbygning af konference:

http://redenung.dk/konference